档案信息化:学校创新发展新动力——南京市琅琊路小学创建省5A级_

档案

与

建设

2017.6

档苑风景·南京

ArchivalScenery·Nanjing

栏目主持：叶明虎

小学生讲解员向评审专家组介绍校史情况

档案信息化：学校创新发展新动力

南京市琅琊路小学创建省5A级数字档案室纪实

武云霞

1

于艳

2

（1.南京市鼓楼区档案局；2.南京市琅琊路小学，江苏南京，210015）

南

京市琅琊路小学作为南京市

第四批数字档案室建设试点

单位，积极开展数字档案室建设工

作，为实现校园“信息化”，提升教

育“现代化”水平进行了深入探索，

在各级档案部门指导下，经过一年

多努力，于2016年12月通过省档

案局组织的评估，成为全市教育系

统首家省5A级数字档案室。档案

信息化管理水平的提升推进了学

校各项工作的开展。

化建设日趋成熟，档案数字化管

理已成为规范档案管理的新模

式，是强化学校现代化科学管理

的重要基础工程，也是档案管理

适应时代要求的具体体现。学

校档案室作为学校保管和提供

利用档案信息的职能部门，室藏

各类档案数万卷（件），这些档案

是学校宝贵的信息资源，在推进

学校教育教学创新发展中发挥

了不可替代的作用。但是这些

宝贵的信息资源通过传统的手

一、统一认识，明确目标

段很难实现共享，建设学校数字

随着办公自动化和档案信息档案室势在必行，为此全校上下

统一了对数字

档案室建设意

义的认识。

南京市第四

批数字档案室建

设试点任务下达

后，学校领导高

度重视数字档案

室建设，多次召

开校长办公会，

组织学习有关数

1984年12月12日，国家女排队长孙晋芳来校参加第5届

字档案室建设法

排球月活动，校女排小队员孙玥（后来成为国家女排队长）

规、规范以及《江

为孙晋芳戴红领巾

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苏省数字档案室等级评估细则》，

明确以“立足高端，跨越发展”为原

则，为此专门成立了档案信息化工

作领导小组，明确了相关工作分

工、职责，经过反复研究确定以创

建省5A级数字档案室作为试点工

作的目标，高起点推进学校档案信

息化建设。

二、科学谋划，精心组织

2016年初，学校将创建省5A

级数字档案室列为重点工作，成立

了数字档案室建设领导小组，加强

组织领导，研究制定了数字档案室

建设实施方案，明确工作职责、工

作任务及时间节点，并纳入年度工

作考核。学校加大了专项经费投

入，进行档案数字化加工，并对档

案室进行整修，在原有的配置上先

后更新、添置了空调、除湿机、计算

机、打印机、扫描仪、监控云台、红

外线报警装置及温湿度自动采集

器等硬件设备。

建立完善的目录及全文数据

库。学校2015年下半年开始，对

室藏全部各类档案目录，按照规范

的目录格式进行数据录入，对于那

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些具有潜在的长期使用价值，既能

满足用户的现实需要，又能满足长

远需要的纸质档案，通过输入、扫

描、翻拍、转换等方法，进行数字

化加工。同时对教育教学中形成

的照片资料按照类别建档，规范文

字说明；对获得的荣誉证书、奖

状、奖牌、奖杯等实物进行拍摄、

扫描、挂接。完成了室藏长期文书

档案、照片档案以及全部实物档案

的全文数字化工作。并依托鼓楼

区数字档案管理平台对文书、多媒

体、实物档案、会计档案统一管

理。学校还按照“增量档案电子

化”的要求，做好电子文件收集、

归档工作。

深度开发编研，为教育教学提

供有效服务。为服务于教育教学

需要，在深入研究的基础上建立了

多个专题数据库。结合学校工作

特色，编写了“青春放歌”“历史沿

革”等编研材料，建立了“教师业

务”“优质课件”等专题数据库，在

服务教育、服务教学、服务社会，以

及在学校小主人教育品牌文化发

展中发挥了显著作用。

强化档案安全管理。在建设

数字档案室过程中，我们建立健全

了安全管理制度，做好档案数据安

全备份，室藏数据由区档案局统一

送往湖南长沙进行异地备份。建

立了核心数据库，对室藏档案还进

行了封包维护。多重机制的保障，

加强了数字档案室的安全管理。

加强档案宣传工作。在创建

省5A级数字档案室过程中，校园

网站增设了“档案工作”栏目，可以

了解室藏档案情况，学校的各类表

彰、荣誉、毕业生照片、学校大事记

等都可以在学校网站上进行查

询。在校园网站上建立了“网上校

史馆”，能够身临其境地走进展厅，

领略学校历史。

1982年7月18日，琅琊路小学学生暑假期间返校为校园的花草、树

木松土浇水

三、成效显著，任重道远

信息资源共享。而数字档案室的

建立，大大促进了室藏档案信息的

学校1995年成立综合档案室，共享。教师在进行课题研究、教学

历任领导都非常重视档案工作，将备课时能够上网根据权限直接查

档案管理工作的科学化、规范化、阅、利用所需档案信息，切实提高

现代化提高到十分重要的位置，档了工作效率。同时档案信息的高

案工作水平不断得到提升。特别度共享也促进了学校各个部门的

是数字档案室建成后，各类档案实规范化管理。

行了集中统一管理，档案开发利用加强档案管理的目的就是为

取得了较好的成效，《琅小春秋》（画了能够开发好、利用好档案，充分

册）、《八十年教育努力记》的编撰，发挥档案信息的资源作用，为教育

以及校史馆的建立等，都是在利用教学及学校管理提供优质高效的

大量档案资料的基础上完成的。服务。5A级数字档案室的成功创

南京市琅琊路小学1934年建建奠定了学校的档案工作基础，但

校，在82年的历史长河中留下了很我们也清醒地意识到，我们的工作

多珍贵的历史资料。建设数字档还有很大的提升空间，还需要进行

案室，对珍贵的历史资料通过扫更多的实践与探索，例如：如何利

描、电子存档等方式进行留存，提用新的技术和手段对已有档案进

高了档案管理和利用的效能，学校行深度开发和利用；如何将学校数

师生、校友以及社会利用者通过各字档案室建得更具特色；如何建立

种信息化手段就能方便快速地查和开放新的数据库，创立教育数据

询利用更多的档案信息。资源中心，为师生和学校管理提供

作为一所历史悠久的知名学更好服务；如何利用档案将学校的

校，由于学校场地的局限，校区分历史文化变“活”，线上线下一体

散，加之教学科研任务不断增化，更加丰富多彩……数字化档案

加，传统的档案管理模式已无法满之路，任重道远！

足学校快速发展的需求，亟待实现

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